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En 2020, les mesures sanitaires ont largement impacté l’organisation des activités des associations. Dans ce contexte, la rédaction des bilans d’activité à transmettre aux financeurs ou des rapports d’activité pour les assemblées générales, s’avère un exercice complexe, tant le décalage entre les projets et les actions réellement menées est important.
La tâche des rédacteurs quant au compte rendu des projets réalisés auprès des adhérents, des financeurs ou des partenaires est multiple. Il s’agit à la fois de rassurer sur la pérennité de l’association, sur sa capacité à s’adapter et valoriser autant que faire se peut ce qui a été réalisé durant cette année particulière.
Bienveillance des services publics
Le mot d’ordre assez unanime des pouvoirs publics en matière de suivi de subvention consiste à apprécier la situation des associations au cas par cas et de manière bienveillante.
La circulaire du 6 mai 2020 a précisé la marche à suivre pour les associations subventionnées en 2020 par les services de l’État. Ce faisant, il pose des principes directeurs et fixe, par défaut, le contenu des bilans à produire. Cette circulaire précise que le service de l’État qui a accordé la subvention devra adopter une attitude bienveillante vis-à-vis des associations financées.
De nombreuses collectivités (régions, départements et communes et leurs établissements publics) ont également décidé d’être bienveillantes à l’égard du suivi des subventions 2020. Il conviendra de se rapprocher de la collectivité concernée pour connaître ses attentes en matière de bilan.
Solution retenue
La crise sanitaire a généré une situation unique de force majeure. Le caractère imprévisible et irrésistible des événements permet aux associations que ne soit pas retenue à leur endroit une quelconque responsabilité pour la cessation des activités. Nombreuses sont les associations qui avaient, bien avant que la pandémie ne soit déclarée, engagé des dépenses pour la réalisation de projets par la suite interrompus. La circulaire indique que le projet pourra être décalé dans le temps, voire se réaliser sur l’année 2021.
Dans cette hypothèse, l’autorité administrative ne peut tenir rigueur à l’association de n’avoir pu mener le projet à terme ou d’avoir été dans l’obligation de le différer. Le bilan d’activité pourra rendre compte du choix opéré par l’association en lien avec les services de l’État. Si l’action a été arrêtée et que l’ensemble des crédits n’a pas été utilisé par l’association, la circulaire prévoit la possibilité pour celle-ci de demander aux services de l’État le report sur un autre projet, voire de transformer la subvention en subvention de fonctionnement.
Dans la mesure où toutes ces hypothèses ont été prévues par la circulaire, les bilans d’activité devront indiquer la solution que l’association et les services ont retenue et rendre compte de la réalisation d’une partie du projet initial ou d’un autre projet sur lequel la subvention a été reportée.
Cas de figure
• Subvention obtenue avant le 17 mars 2020 et action commencée et poursuivie durant les confinements :
- délai de neuf mois au lieu de six pour rendre le bilan (30 juin 2021) ;
- en bref : l’État ne réclame pas de remboursement de la subvention, et accorde un délai supplémentaire dans le report de l’action.
• Subvention obtenue avant le 17 mars 2020 et action commencée mais ne pouvant être poursuivie :
- abandon de l’action validée par l’autorité administrative saisie ;
- possibilité de redéployer les fonds non utilisés sur un autre projet ou sur l’année suivante ou transformation en subvention de fonctionnement ;
- en bref : la subvention n’est pas à rembourser et il est possible de redéployer les fonds sur un autre projet.
• Subvention obtenue avant le 17 mars 2020 et action non débutée mais possibilité de la débuter plus tard :
- possibilité de décaler l’action sur 2021 ;
- convention prolongée ;
- en bref : l’État permet à l’association qui a démarré le projet de reporter ce budget ainsi que le délai de réalisation sur l’année suivante, il prolonge également la convention de subvention.
Continuité de l’association
Le bilan d’activité 2020 doit permettre à l’association de rassurer les partenaires et financeurs sur la pérennité de son action. Pour ce faire, elle pourra notamment valoriser le lien qu’elle a maintenu avec ses adhérents et ses bénéficiaires : mise en place d’une communication dématérialisée, webinaires, newsletters, etc.
L’association pourra montrer que durant cette période elle a continué à imaginer des projets et à construire ou consolider ses partenariats. Le bilan pourra également indiquer comment l’association a continué à faire fonctionner ses instances statutaires pendant cette période complexe, notamment en réorganisant ses processus de travail et de décision grâce aux outils numériques.
L’attribution d’une subvention crée des droits
« L’attribution d’une subvention par une personne publique crée des droits au profit de son bénéficiaire. Toutefois, de tels droits ne sont ainsi créés que dans la mesure où le bénéficiaire de la subvention respecte les conditions mises à son octroi, que ces conditions découlent des normes qui la régissent, qu’elles aient été fixées par la personne publique dans sa décision d’octroi, qu’elles aient fait l’objet d’une convention signée avec le bénéficiaire, ou encore qu’elles découlent implicitement mais nécessairement de l’objet même de la subvention. »
Conseil d’État, 5 juillet 2010, n° 308615.
Valoriser les actions réalisées durant le confinement
Le bilan d’activité est également l’occasion pour l’association de valoriser la manière dont elle a adapté ses activités et son organisation : activités proposées en ligne, plateformes d’échange ou outils de communication avec les adhérents via les réseaux sociaux, etc. L’association peut également mettre en valeur toutes les actions qu’elle a pu conduire pour améliorer son fonctionnement ou sa gestion durant la période de confinement : réflexion sur le projet associatif, relecture et renégociation des contrats d’assurance, mise à jour des bases de données, etc.
Durant cette période, certaines associations ont également mené des projets, souvent connexes à leur objet associatif, en lien avec les besoins de la population durant la crise sanitaire : fabrication de masques, portage de repas ou de courses à domicile, etc. Autant d’activités solidaires qu’il est possible de mettre en valeur dans le bilan d’activité.
Enfin, cette période a également permis à de nombreuses associations de repenser leur organisation et leur fonctionnement en conduisant une réflexion sur les modalités de travail à distance, sur les processus de décision… Plus largement, les associations ont profité de ce moment pour repenser leurs statuts en prenant en compte les particularités de la crise sanitaire notamment en intégrant des processus de collaboration et de décision à distance.
Se projeter tout en prenant en compte le risque sanitaire
Le bilan d’activité est également un moment idéal pour présenter les projets à venir. L’association pourra à cette occasion préciser la manière dont elle entend prendre en compte les incertitudes liées à l’évolution de la pandémie dans son fonctionnement. Par ailleurs, c’est l’occasion de présenter des projets spécifiques liés à la sortie progressive du confinement et à la nécessité de recréer du lien social.
Rédiger son rapport d'activité après une année de restriction sanitaire - Associations Mode d'Emploi - Association Mode d'emploi
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